А. Ф. МАРАХОВА

ВИ ПИШЕТЕ ЗАЯВУ

Чарівна пора року нагадала Вам про відпочинок. Ви пишете заяву, звертаючись до адміністрації Вашої установи з проханням надати відпустку.
Ви хочете змінити роботу чи висловлюєте якесь інше бажання. Пишете заяву, повідомляючи керівника установи про це…
Отже, заява — такий організаційний документ, у якому висловлюється бажання чи прохання, адресовані службовій особі або установі.
Заява складається за певною формою. Вона містить такі частини, що називаються реквізитами:
1) назву адресата ( установи, організації чи адміністративної особи, до якої звертаються),
2) назву заявника ( автора документа),
3) назву документа ( Заява),
4) зміст,
5) опис документів-підтверджень, якщо такі додаються,
6) дату написання чи подання,
7) власноручний підпис заявника.
Слід пам’ятати розміщення реквізитів на папері. У доповідній записці не тільки інформується про щось ( хтось звітується та ін.), але й висловлюється пропозиція чи скарга. А в скарзі лише оскаржується щось.
Такі ж складові частини ( так само розміщені) містять інші документи — доповідна записка, скарга.
Пропонована логічна схема — найраціональніша, найзручніша як для швидкого складання документа, так і для роботи над ним — оцінки, обробки, реакції тощо.
Форма документа тісно пов’язана із змістом і визначається ним. Спосіб вираження думок також стандартизований — широко використовуються в ділових паперах усталені мовні форми вираження та конструкції — так звані мовні штампи і кліше. Звернімося до мовної обробки кожної з частин заяви.
1. Назва адресата. Починаючи писати, Ви задумуєтеся над формою звертання. Якою вона має бути? Підкреслено ввічливою чи офіційно-нейтральною? Як передаватися? Кличною формою чи давальним відмінком з прийменником « до» або без нього?
Коли заява адресується не особі, а установі, найменування останньої подається в називному відмінку однини: Центральний Комітет Комуністичної партії України…, Президія Академії наук УРСР…, Обласний комітет профспілки… тощо. Важливе значення має правильне написання назв організацій та установ — воно повинно відповідати насамперед загальноприйнятим правилам чинного правопису. Не зупиняючись на них детально, зауважимо лише, що у назвах вищих партійних, радянських, профспілкових і комсомольських органів усі слова, крім слова партія, пишуться з великої букви. У назвах союзних та республіканських міністерств, державних комітетів, різних відомств, управлінь, установ, організацій тощо з великої букви пишеться: перше слово, власна назва ( якщо така входить до складу), слово « Рада». Інші слова — з малої. Назва пишеться, як правило, повністю. Допускаються в її складі лише загальноприйняті скорочення: КПРС, УРСР та ін.
Найменування адміністративної особи оформляється давальним відмінком однини. Іменники чоловічого роду в давальному відмінку однини мають паралельні закінчення: -ові (-еві, -єві) і -у(-ю), а також -ому ( ему, -ему), -і. Напр.: директорові, секретареві і директору, секретарю; завідуючому, голові. Такі ж закінчення мають і прізвища чоловічого роду: Коваленкові, Герасименкові і Коваленку, Герасименку, Гулому, Мандриці, Кудрі. Щоб уникнути збігу однакових закінчень прізвищ і загальних назв, паралельні форми чергують: Директорові Коваленку В. А., Секретарю… Петренкові М. А.
Прийменник « до», як і формальне вираження ввічливості « шановний»,«вельмишановний» тощо, у документах зайві, оскільки стислість викладу ( лаконізм) вимагає усунення будь-яких зайвих слів і добору з синонімічних засобів найкоротшої форми, а загальний тон документа нейтрально-офіційний.
Писати назву адресата слід вгорі і не з середини аркуша, а із звичайного абзаца: відступивши на 5—6 знаків від поля колонки.
2. Найменування автора пишеться під назвою адресата, починаючи з останньої третини аркуша, у родовому відмінку, як правило, без прийменника « від». Прийменник «від» рекомендується писати лише тоді, коли є потреба у розмежуванні однакових форм прізвищ: Голові Комітету… Синиці від Кудрі В. А. Отже, прийменниковий варіант правомірний, коли треба підкреслити, в якому відмінку вжиті прізвище адресата і прізвище автора.
Ім’я та по батькові ( чи ініціали) ставляться після прізвища. Далі йдуть відомості, необхідні при першому офіційному знайомстві з автором заяви чи доповідної записки: місце проживання, паспорт ( серія, номер, ким і коли виданий). Перед прізвищем може стояти звання чи посада автора: учителя Капто Д. М.; лауреата Ленінської премії Карпенка П. І.; професора Василенка Д. Ф.; наукового працівника відділу інформації Даниленко Г. її. Назву звання чи посади не рекомендується скорочувати ( проф., уч., наук. прац. тощо).
3. Слово « Заява» («Доповідна записка», «Скарга») означає заголовок документа і пишеться посередині рядка з великої букви. Лише після нього ставиться крапка. Ним завершується логічний зв’язок першого речення: кому — [ від] кого — що; яка установа одержує — [ від кого] — що. Доповідна записка після заголовка може мати підзаголовок — другу назву, яка пишеться також з великої букви, незважаючи на те, що починається вона інколи прийменником « про».
4. Виклад будь-якого документа має бути лаконічним, чітким, а не розпливчастим; цілеспрямованим, конкретним, а не загальним; точним, а не двозначним. Бажано порушувати тільки одне питання, а не кілька.
Складаючи офіційний документ, користуйтесь такими правилами:
– дотримуйтесь прямого порядку слів у реченні ( підмет має стояти перед присудком, означення — перед означуваним, додаток — після керуючого слова, обставина — якнайближче до пояснюваного слова, вставні слова та речення — на початку);
– перевагу надавайте простим розповідним реченням;
– використовуйте усталені словесні штампи: «у зв’язку з…», «зважаючи на…», «відповідно до…», «згідно з…», «всупереч ( чому)…», «беручи до уваги…», «з приводу (чого)…», «внаслідок ( чого)…», «вживаючи заходів до…» тощо;
– залучайте дієприкметникові та дієприслівникові конструкції;
– частіше користуйтесь іменниками і лише зрідка — займенниками;
– не вживайте діалектизмів, розмовних та емоційних елементів;
– присудок виражайте простим дієсловом, а не словосполученням ( наприклад, «зобов’язати», а не « покласти обов’язки», «пропонувати», а не « подавати пропозиції», «прийняти», а не « забезпечити прийняття» та ін.), якщо це не позначається на змісті.
В офіційному документі слід дотримуватися загальних граматичних правил, чітко висловлювати думку — без зайвих повторень, використовуючи мінімальну кількість слів. Офіційна ввічливість, а не запобігання, загальна стриманість, а не оклично-питальна емоційність — такий загальний тон офіційних стосунків і викладу документів.
5. Додаток з переліком документів не обов’язковий, адже заява виражає право радянських громадян на працю, освіту, відпочинок та ін., узаконені радянським законодавством, що не вимагають додаткового підтвердження. Виняткові обставини, випадки, що документуються, підтверджуються певними паперами, знаходять своє місце у переліку після слова « додаток» і двокрапки ( навіть при поданні одного документа двокрапка ставиться).
Якщо ж у викладі документ називається або йдеться про його зміст, то після слова «Додаток» пишеться « Зазначене» чи « Згадане» (з великої букви у знахідному відмінку).

Замість слова « Додаток» може вживатися словосполучення « До цього додаю» — менш офіційне. Додатки до доповідних записок, як правило, перелічуються із вказівкою на кількість сторінок ( чи аркушів).
6. Дата написання або подачі документа ставиться зліва внизу. Державні стандарти на документацію рекомендують такі написання: 10 квітня 1976 p.; 06. 03. 74; лютий 1975 р.
7. За власноручним підписом офіційної особи обов’язкове повторення в дужках прізвища з ініціалами перед ним. В особистій заяві таке розшифрування підпису не обов’язкове.
Запам’ятайте, що неграмотно чи невдало сформульований текст, нечіткий виклад, нетипове розміщення матеріалу в документі ускладнюють користування ним. Неправильно, наприклад, складені такі папери:
Начальнику авторемонтної станції т. Яковлеву
Звертаюсь до вас із настоящим проханням. Контрольна перевірка та випробування відремонтованих автостанцією машин вимагають залишення на зверхурочну роботу слюсарів-наладчиків і шоферів. Ми потрапляємо в дуже складне становище при оформленні зверхурочних годин з бухгалтерією. Тому Вам треба розібратися терміново з цим і забезпечити прийняття всіх міроприємств, що стосуються до цього.
Старший технік Л. Кирпа
Директору школи т. Кононову І. А.
від учня Кириченка П.
Заява
Товариш директор, дуже прошу звільнити мене від уроків фізкультури. Звертають до Вас з цією прозьбою тому, що я зараз проходжу лікування через простуду і справку можу предоставить. Дуже прошу у прозьбі моїй не відказати і підписуюсь.
Кириченко Петро 25 січня 76 року
Визначте, до яких паперів належить перший документ, виправте помилки, відредагуйте тексти і надішліть нам на адресу: 25 2001, Київ-1, вул. Кірова, 4, Інститут мовознавства Академії наук УРСР, редколегії зб. «Культура слова». Напишіть, з яких мовних питань Ви хотіли б одержати консультацію.

2004-2020 Культура української мови. Матеріал доступний на умовах ліцензії Creative Commons Attribution NonCommercial Share-Alike
Розробка сайту BEST SEO Space